ID #1186

Voorbeeld: Hoe maak ik een IVR aan?

Hierbij een voorbeeld over hoe u uw Telefooncentrale kan instellen.


Stel dat u uw centrale zo wenst in te stellen dat de klant moet kiezen welke afdeling hij wil contacteren. De klant belt naar uw bedrijf en hoort: “Welkom bij ons bedrijf. Om u zo goed mogelijk te helpen, maak een keuze uit volgende mogelijkheden: Druk 1 voor verkoop; Druk 2 voor administratie; Druk 3 voor de technische dienst”. Nadat de klant een keuze heeft gemaakt komt deze bij de correcte dienst terecht.


Terwijl de klant aan de telefoon wacht, hoort hij muziek en elke minuut het bericht: “Op onze website vindt u ook alle informatie over onze producten.” Buiten de kantooruren en tijdens verlof-/feestdagen hoort de beller: “Onze kantoren zijn open van maandag tot en met vrijdag tussen 9u en 17u.”

Hieronder vindt u hiervoor de nodige instellingen van de Telefooncentrale:


1)    Maak 3 routes aan onder Telefooncentrale > Routes


Route 1
-    Naam = VerkoopMedewerker
-    Actie = SIP
-    Selecteer de SIP account van uw medewerker van de verkoopafdeling die de oproep moet ontvangen.

Route 2
-    Naam = AdminMedewerker
-    Actie = SIP
-    Selecteer de SIP account van uw medewerker van de verkoopafdeling die de oproep moet ontvangen.

Route 3
-    Naam = TechnischMedewerker
-    Actie = SIP
-    Selecteer de SIP account van uw medewerker van de verkoopafdeling die de oproep moet ontvangen.


Als een afdeling in uw bedrijf uit meerdere medewerkers bestaat, kan u Actie  = Wachtrij kiezen i.p.v. SIP. Daarvoor dient u wel eerst een wachtrij aan te maken onder Telefooncentrale > Wachtrijen.


-    Geef de wachtrij een naam
-    Selecteer de SIP-accounts van de leden van de wachtrij (de mensen van de afdeling die de oproep moeten ontvangen)
-    Selecteer uw belstrategie
-    Selecteer eventueel een boodschap (geluidsbestand door u aan te maken) die moet afgespeeld worden terwijl de leden in wachtrij worden gebeld. Bijvoorbeeld: “Op onze website vindt u ook alle informatie terug over onze producten.”


2)    Maak een geluidsbestand aan en voeg dit toe onder Telefooncentrale > Geluidsbestanden.


Bijvoorbeeld: “Welkom bij ons bedrijf, om u zo goed mogelijk te helpen maak een keuze uit volgende mogelijkheden: Druk 1 voor verkoop, Druk 2 voor administratie, Druk 3 voor de technische dienst”.


3)    Voeg een IVR toe onder Telefooncentrale > IVR


Bijvoorbeeld:
-    Naam = “Keuzemenu”
-    Geluidsbestand = Selecteer het geluidsbestand dat u heeft aangemaakt.
-    Vink optie 1 aan en selecteer route : VerkoopMedewerker
-    Vink optie 2 aan en selecteer route: AdminMedewerker
-    Vink optie 3 aan en selecteer route: TechnischMedewerker


4)    Maak een route aan onder Telefooncentrale > Routes


-    Actie = IVR
-    IVR = Keuzemenu
-    Koppel de route een telefoonnummer (indien u nog geen telefoonnummer heeft dient u er 1 te bestellen onder het menu Telefoonnummer(s).

U kunt deze vraag niet becommentariëren